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Risposte alle domande più frequenti

Quali sono i termini per cui la struttura erogatrice è tenuta all’invio dei dati delle ricette?

Con la comunicazione al MEF da parte delle Regioni/ASL dell’elenco delle strutture sanitarie in convenzione con il Servizio Sanitario Nazionale, il Sistema TS provvede alla spedizione della prima parte di credenziali necessarie per l’invio telematico delle ricette.

Nel momento in cui la struttura accreditata si presenta in ASL per ricevere la seconda parte delle credenziali, diviene un soggetto obbligato all'invio.

La struttura può provvedere a tale adempimento:

  • operando in proprio oppure
  • delegando a terzi (es. associazioni di categoria) le attività previste per l'invio.

Annualmente viene pubblicato il Calendario per l’invio telematico delle ricette, in cui sono indicate, a fronte di ogni mese di utilizzo delle ricette, la data entro la quale inviare al MEF i dati in Inserimento (prima decade del mese successivo) ed eventualmente in Variazione/Cancellazione (la settimana seguente).

Cosa fare in caso di furto o smarrimento delle credenziali?

La SSA può richiedere la rigenerazione delle credenziali (diverse dalle precedenti) alla ASL.

Il MEF procede all’immediato annullamento delle credenziali ed al contestuale avvio del processo di accreditamento.

Ipotizzando che la richiesta di rigenerazione credenziali avvenga a dicembre 2008 (PIN1) e che la SSA non abbia potuto effettuare la trasmissione delle ricette del mese di competenza di novembre, non appena ritirato il PIN2 (gennaio 2009), la SSA, entro il 10 febbraio 2009, deve trasmettere:

  • le ricette con data di erogazione gennaio 2009 (mese di ritiro del PIN2);
  • le ricette con data erogazione novembre (già operativa) e dicembre 2008 (mese di consegna del PIN1).

Le ricette dell'ultimo punto, in quanto antecedenti il mese di ritiro PIN2, non verranno sottoposte ad eventuali sanzioni pecuniarie per tardivo invio, ma comunque elaborate dal SistemaTS.

Come gestire la sospensione temporanea della trasmissione telematica, ad es. per chiusura ferie?

Per comunicare la sospensione temporanea alla trasmissione telematica delle ricette (ad esempio per chiusura ferie), la SSA ha a disposizione un servizio on line, ovvero può utilizzare il tradizionale invio telematico (opzione NO INVIO); la comunicazione deve avvenire nei termini previsti dal calendario.

La SSA ha facoltà di revoca della comunicazione di sospensione (servizio online) che implica ovviamente l’obbligo all’invio delle ricette.

Come vengono trattate le Variazioni e le Cancellazioni?

Si fa presente innanzitutto che le richieste di tipo 'V' o 'C' vengono accolte dal sistema esclusivamente nel caso in cui sulla base informativa di Sistema TS sia presente la ricetta che si intende variare o cancellare (la chiave di identificazione è rappresentata dal codice della ricetta).

Nel caso in cui ciò non avvenga la richiesta di 'V' o 'C' non viene applicata e l'errore segnalato alla struttura inviante.

Se la variazione/cancellazione perviene oltre i termini previsti dal calendario viene accettata, ma considerata tardiva.

Se la variazione/cancellazione riguarda una ricetta trasmessa e sanzionata, la modifica viene applicata, ma non rimuove la sanzione.

Fino a quando è possibile inviare i dati delle ricette in caso di chiusura della struttura per cessazione dell'attività o cambio titolarità?

La cessazione dell'attività o il cambio di titolarità presuppone che non esistano più ricette trattate da parte del responsabile della struttura; la data di acquisizione al sistema dell'informazione di cessazione/cambio determina il periodo massimo di validità delle credenziali, termine ultimo per assolvere gli adempimenti previsti dall'art.50 della Legge 326/2003.

Quindi, assumendo come 'Mese di erogazione prestazione' il mese in cui viene comunicata dalla ASL al Sistema TS l'operazione di cessazione/cambio (es. marzo 2009) la validità delle credenziali è garantita fino alla 'Data scadenza variazione' prevista dal Calendario Trasmissione Telematica pubblicato annualmente sul sito (nell'esempio: 21 aprile 2009).

Come trattare l'invio di ricette doppie?

Per ricetta doppia si intende la ricetta trasmessa in 'INSERIMENTO' avente il codice ricetta identico ad un’altra già precedentemente acquisita dal SistemaTS e proveveniente dalla stessa struttura.

Il codice ricetta, come indicato nel comma 2, art 50, identifica univocamente una ricetta a livello nazionale ed è composto da:

  • codice regione/ente di competenza (3 caratteri);
  • anno di produzione ricettario (2 caratteri);
  • numerazione progressiva della ricetta nell'ambito del medesimo ente competente (9 caratteri);
  • carattere di controllo di parità del progressivo (1 carattere).

Nonostante tale criterio di univocità, possono verificarsi le seguenti situazioni anomale, che danno luogo a ricette doppie:

  • produzione multipla delle ricette contenute nello stesso ricettario prodotto a cura dell’IPZS;
  • falsificazione di ricette;
  • errore nella rilevazione del codice ricetta a cura della struttura inviante.

Analizziamo i principali comportamenti del sistema, a fronte di fornitura contenente codice ricetta non univoco:

  • viene scartata ogni ricetta in inserimento il cui codice è già stato inviato dalla struttura;
  • nella stessa fornitura vengono scartate tutte le ricette doppie (con lo stesso codice);
  • viene riportato l'esito nella ricevuta;
  • viene registrato il dettaglio nel CSV associato in modo che la SSA possa analizzare il perché si sia verificata la situazione descritta e agire di conseguenza.

Se la duplicazione della ricetta nell’ambito della stessa fornitura è dovuta ad un errore nel software di produzione del file XML oppure ad un’errata rilevazione del codice ricetta, la SSA provvede alla correzione dell’errore e al reinvio della ricetta in singola copia.

Se il codice ricetta inviato risulta già presente, ma deve essere comunque accettato dal sistema perché valido, la SSA deve trasmettere con un nuovo invio la ricetta 'doppia', impostando un apposito campo del tracciato XML (campo 'ALTRO' = 'D').

Resta valida la regola di composizione del file che non può contenere ricette con lo stesso identificativo.

Da notare che:

  • il campo ALTRO attualmente viene già utilizzato per trattare le ricette 'sospese': per i casi di una ricetta 'sospesa' e 'doppia', il valore del campo ALTRO deve essere impostato a 'Z';
  • le variazioni 'V' o la cancellazione 'C' delle ricette doppie vengono gestite esclusivamente tramite un’apposita funzione on-line: l’utente viene instradato per ritrovare le ricette doppie di sua competenza ed apportare operazioni di variazione o cancellazione.

Come è possibile inserire una ricetta che il sistema ha già scartato a ridosso del termine di scadenza previsto, senza incorrere in sanzioni per tardività?

A seguito di scarto avvenuto a ridosso della scadenza d'invio in inserimento prevista dal Calendario Trasmissione Telematica è consentito alla struttura inviante di impostare nel campo 'TELEMATICO2' della testata del tracciato XML, il protocollo relativo al file interamente scartato o a quello di appartenenza della singola ricetta scartata.

In tal modo il sistema procede ad una verifica del protocollo indicato e non considerato 'tardivo' l'nvio.

Come si inviano le ricette che non rientrano nel comma 2, art. 50?

Si fa presente che per poter trasmettere le prestazioni erogate su moduli diversi da quelli previsti dalla normativa, la SSA deve riportare nel tracciato telematico il codice della ricetta con i seguenti valori:

  • il campo (3 caratteri) che identifica il codice regione assume valore 999;
  • il campo (2 caratteri) che identifica l'anno di erogazione assume il valore delle ultime due cifre dell'anno di erogazioe(es. 09 per l'anno 2009);
  • il campo (9 caratteri) che identifica il numero della ricetta deve assumere un valore preogressivo univoco gestito dalla SSA(es. 000000001); o il campo (1 carattere) che identifica il carattere di controllo può assumere un qualunque valore.

Il campo Tipo Erogazione, opportunamente impostato come descritto nel Disciplinare Tecnico, in relazione a ricette che trattano erogazione di prodotti farmaceutici del tipo:

  • Distribuzione per conto (ove non prescritta con ricetta rossa);
  • Distribuzione diretta (ove non prescritta con ricetta rossa);
  • Assistenza integrativa domiciliare (ove non prescritta con ricetta rossa);
  • Assistenza integrativa (ove non prescritta con ricetta rossa)

ovvero nel caso di prestazioni specialistiche:

  • Accesso Diretto (ove non prescritta con ricetta rossa);
  • Pronto Soccorso (ove non prescritta con ricetta rossa);
  • Ricetta specialistica interna (ove non prescritta con ricetta rossa);
  • Tali ricette non vengono trattate dal procedimento sanzionatorio.